Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania procesów księgowych i podatkowych do nowych regulacji. W praktyce pojawia się kluczowe pytanie: jakie kary grożą za niewywiązywanie się z obowiązków na gruncie KSeF oraz czy podatnicy mają czas na bezpieczne wdrożenie nowych procedur? Odpowiedzi na te kwestie są istotne, ponieważ ewentualne sankcje mogą znacząco wpłynąć na sytuację finansową firmy.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, którego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych. Funkcjonowanie KSeF obejmuje m.in.:
- nadawanie i zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu,
- uwierzytelnianie oraz weryfikację dostępu użytkowników,
- wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych,
- nadawanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF,
- analizę i kontrolę poprawności danych zawartych w dokumentacji,
- informowanie o statusie faktur (wystawienie, odrzucenie, brak możliwości wystawienia).
Z systemu mogą korzystać podatnicy, podmioty przez nich upoważnione, a także określone organy, np. komornicy sądowi czy organy egzekucyjne.
Zakres obowiązków w KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników VAT czynnych oraz – w późniejszym terminie – podatników zwolnionych z VAT (najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku).
Faktury ustrukturyzowane należy wystawiać w szczególności w przypadku:
- sprzedaży krajowej na rzecz przedsiębiorstw,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- eksportu towarów do kontrahentów biznesowych,
- świadczenia usług na rzecz firm.
Nie wszystkie transakcje podlegają temu obowiązkowi – przykładowo sprzedaż na rzecz konsumentów czy rozliczenia w procedurach VAT OSS i VAT IOSS pozostają poza KSeF.
Wdrożenie systemu wymaga od przedsiębiorców m.in. integracji systemów księgowych z KSeF, prawidłowego nadania uprawnień oraz przetestowania mechanizmów uwierzytelniania.
Najczęstsze naruszenia obowiązków w KSeF
Nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF mogą dotyczyć różnych obszarów. Do najczęstszych uchybień należą:
- wystawienie faktury poza KSeF mimo istniejącego obowiązku,
- niezgodność faktury ustrukturyzowanej ze schemą udostępnioną przez KSeF,
- brak przesłania faktury do KSeF w wymaganym terminie (np. po awarii systemu),
- błędy w nadawaniu uprawnień użytkownikom systemu,
- brak wymaganych elementów, takich jak kody QR,
- inne naruszenia związane z dokumentacją KSeF.
Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego
Co istotne, przepisy ustawy o VAT przewidują, że w przypadku naruszeń obowiązków związanych z KSeF nie wszczyna się postępowań na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Oznacza to, że sankcje za uchybienia mają charakter administracyjny, a nie karny skarbowy.
W zakresie nieuregulowanym zastosowanie znajdują przepisy Ordynacji podatkowej oraz Kodeksu postępowania administracyjnego.
Kary pieniężne w KSeF – od kiedy i w jakiej wysokości?
Możliwość nakładania kar pieniężnych za naruszenia obowiązków w KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę w przypadku, gdy podatnik:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
- wystawi fakturę niezgodną z obowiązującym wzorem,
- nie przekaże w terminie faktury wystawionej poza systemem (np. w czasie awarii).
Wysokość sankcji może wynieść:
- do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
- do 18,7% wartości należności ogółem – w przypadku faktur bez wykazanego VAT.
Przy ustalaniu wysokości kary organ podatkowy uwzględnia m.in. skalę naruszenia, jego częstotliwość, stopień winy podatnika oraz działania podjęte w celu ograniczenia skutków błędu.
Skutki braku zgodności z KSeF
Niedopełnienie obowiązków w zakresie KSeF może prowadzić nie tylko do sankcji finansowych, ale także do poważnych konsekwencji biznesowych.
Faktura, która:
- nie została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, lub
- nie została przesłana do systemu mimo takiego obowiązku
– nie wywołuje skutków prawnych.
W praktyce oznacza to, że kontrahent może odmówić jej przyjęcia lub zapłaty. Dodatkowo takie dokumenty mogą zostać zakwestionowane przez instytucje finansowe oraz organy kontrolne, co zwiększa ryzyko problemów z płynnością finansową przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
KSeF wprowadza nowy standard w zakresie dokumentowania transakcji gospodarczych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz ich prawidłowego raportowania wymaga od firm odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technologicznego. Niedopełnienie obowiązków może skutkować dotkliwymi karami pieniężnymi oraz utratą ważności dokumentów księgowych.
Dlatego kluczowe jest wdrożenie procedur zgodnych z KSeF oraz bieżąca kontrola poprawności wystawianych faktur ustrukturyzowanych.